Datenschutzerklärung

gemäß DSGVO

Version: 2026-03-28
Stand: 28.03.2026

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Uns ist Datenschutz wichtig. Wir erklären hier transparent, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Terminlücke
Inhaber: David Persin
Moltkestraße 19
75179 Pforzheim
Deutschland
E-Mail: kontakt@terminluecke.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Wir prüfen eine gesetzliche Bestellpflicht fortlaufend.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website und Web-Anwendung unter terminluecke.de, einschließlich aller zugehörigen Funktionen, insbesondere:

Ein öffentlich frei zugängliches Praxisverzeichnis besteht nicht.

3. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Angaben zum Behandlungswunsch oder zur Therapie).

4. Keine einwilligungspflichtigen Cookies / kein Cookie-Banner

Wir setzen keine einwilligungspflichtigen Cookies oder vergleichbare Tracking-Technologien ein.

Wir verwenden ausschließlich technisch erforderliche Speicherungen, insbesondere:

Beispiele technisch notwendiger Cookies (je nach Nutzung/Flow):

Diese Cookies dienen ausschließlich der Funktionsfähigkeit und Sicherheit (z. B. Wiederfinden einer Anfrage, Zugriff auf den eigenen Selbstservice-Bereich, Schutz vor Missbrauch, konsistente Darstellung von Status/Schritten) und nicht der nutzerübergreifenden Profilbildung.

Diese sind für den Betrieb der Plattform erforderlich.

Rechtsgrundlagen:

5. Technisch notwendige Zugriffsspeicherungen („Meine Anfrage“ / „Mein Eintrag“)

Fuer die Funktionen „Meine Anfrage“ und „Mein Eintrag“ koennen technisch notwendige Informationen im Browser gespeichert werden, damit Nutzende ihre Anfrage bzw. ihren Selbstservice-Bereich wiederfinden und verwalten koennen.

Je nach Flow setzen wir unterschiedliche Speicherarten ein:

Diese Speicherungen dienen ausschliesslich funktionalen Zwecken, der Sitzungsstabilitaet und der Missbrauchsvermeidung; sie werden nicht fuer Analyse, Werbung oder nutzeruebergreifende Profilbildung eingesetzt.

Rechtsgrundlagen: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Speicherung fuer die konkret angeforderte Selbstservice-Funktion erforderlich ist; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO fuer Sitzungsstabilitaet, Fehlbedienungsschutz und Missbrauchspraevention.

6. Hosting, Infrastruktur und Server-Logdaten

6.1 Eingesetzte Dienstleister

Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir folgende Dienstleister ein:

Je nach Dienst handelt der jeweilige Anbieter als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) oder als eigenständig Verantwortlicher (insbesondere Zahlungsdienste).

6.2 Hinweise zu Drittlandübermittlungen

Ein Teil der oben genannten Dienstleister ist international tätig. Je nach konkreter Leistung kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) nicht ausgeschlossen werden.

Sofern es zu einer Drittlandübermittlung kommt, erfolgt diese nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO – insbesondere durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln (SCC)) und/oder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework), soweit im Einzelfall anwendbar.

Wir wählen Anbieter und Konfigurationen so, dass Datenverarbeitungen in der EU bevorzugt erfolgen, soweit dies praktikabel ist.

6.3 Server-Logdaten

Beim Aufruf der Plattform werden technisch bedingt folgende Daten verarbeitet:

Zwecke: Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Schutz vor Angriffen und Missbrauch
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: max. 30 Tage, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall vorliegt

7. Schutz vor Missbrauch und Angriffen (Cloudflare)

Zur Absicherung der Plattform nutzen wir Cloudflare. Dabei können verarbeitet werden:

Zweck: Abwehr von Angriffen, Bot-Traffic und missbräuchlicher Nutzung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Hinweis: Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann – je nach Cloudflare-Produkt und Routing – nicht ausgeschlossen werden. Es gelten die in Abschnitt 6.2 genannten Anforderungen an Drittlandübermittlungen.

8. Bot-Schutz bei Formularen (Cloudflare Turnstile)

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen und Missbrauch setzen wir bei bestimmten Formularen (z. B. „Anfrage senden“) Cloudflare Turnstile ein.

Dabei können verarbeitet werden:

Turnstile wird ausschließlich zu Sicherheitszwecken eingesetzt und nicht für Werbe-, Marketing- oder Profilbildungszwecke verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Hinweis: Eine Drittlandübermittlung kann nicht ausgeschlossen werden; es gelten die in Abschnitt 6.2 genannten Anforderungen.

9. Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics)

Wir nutzen Vercel Web Analytics zur statistischen Auswertung der Nutzung. Wir nutzen Vercel Web Analytics in einer Konfiguration ohne Cookies und ohne nutzerübergreifende Wiedererkennung.

Verarbeitete Daten:

Zweck: Verbesserung der Plattform, Performance- und Nutzungsanalyse
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Hinweis: Vercel ist ein international tätiger Anbieter. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann nicht ausgeschlossen werden; es gelten die in Abschnitt 6.2 genannten Anforderungen.

9a. Fehler-Monitoring (Sentry)

Wir nutzen Sentry fuer technisches Fehler-Monitoring nur, wenn die Integration per DSN/ENV aktiviert ist. Ohne Aktivierung werden keine Fehlerdaten an Sentry uebermittelt.

Verarbeitete Daten:

Vor einer Uebermittlung werden Fehlerereignisse server- bzw. clientseitig bereinigt. Sensible Feldnamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Tokens, Cookies, Session-Daten, Request-Metadaten und identifizierende URL-Bestandteile werden entfernt oder redigiert.

Zweck: Betriebssicherheit, Fehleranalyse, Stoerungsbehebung und technische Produktstabilitaet
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer / Loeschlogik:

Drittlandhinweis:

Die technische Konfiguration ist auf eine EU-Region bzw. EU-DSN ausgerichtet. Gleichwohl koennen konzerninterne Support- oder Administrationszugriffe ausserhalb der EU/des EWR nicht vollstaendig ausgeschlossen werden; es gelten die Anforderungen aus Abschnitt 6.2.

10. Internes Anfrage- und Nutzungs-Tracking

Im Rahmen einer aktiven Anfrage verarbeiten wir technische Nutzungsereignisse pseudonymisiert, insbesondere:

Zusätzlich können – ausschließlich zu Sicherheits- und Missbrauchspräventionszwecken – pseudonymisierte technische Merkmale verarbeitet werden, z. B.:

Sofern möglich, verwenden wir hierfür HMAC-SHA-256 (Hash mit geheimem Schlüssel), um eine Rückrechnung bzw. einfache Zuordnung über externe Hash-Vergleiche zusätzlich zu erschweren.

Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich anfragebezogen und nicht zur Erstellung nutzerübergreifender Profile. Zusätzlich können anonymisierte und aggregierte Auswertungen (z. B. Zählwerte pro Schritt oder Zeitraum) erfolgen.

Zwecke: Usability-Verbesserung, Prozessstabilität, Missbrauchsprävention
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

11. Terminanfragen durch anfragende Personen (Patienten)

11.1 Verarbeitete Daten

Optional (nur wenn aktiv genutzt):

Diese Angaben können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten.

11.2 Zwecke

Sofern ein Dokument (z. B. Heilmittelverordnung) hochgeladen wird, dient die Verarbeitung zusätzlich der sicheren Bereitstellung dieses Dokuments für berechtigte Empfänger (z. B. Praxen, die die Anfrage erhalten und freigeschaltet/autorisiert sind). Im Bereich /mein-eintrag kann ein bereits vorhandenes Dokument ersetzt oder gelöscht werden; dabei wird jeweils nur das aktuell aktive Dokument weiter bereitgestellt.

Soweit sich seit der ursprünglichen Anfrage die maßgeblichen Versionen der Nutzungsbedingungen, der Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder der Datenschutzhinweise geändert haben, dient die Verarbeitung außerdem der erneuten Bestätigung und versionsbezogenen Dokumentation dieser Erklärungen vor einem erneuten Upload oder Ersetzen im Self-Service.

Auf öffentlichen Statusseiten kann außerdem eine Wegbeschreibung über einen externen Kartenanbieter geöffnet werden. Eine Datenübermittlung an diesen Anbieter erfolgt erst, wenn Nutzende den entsprechenden Link aktiv anklicken; für die anschließende Verarbeitung beim externen Anbieter ist dieser eigenständig verantwortlich.

Die bloße Anzeige von Praxen stellt keine Weitergabe personenbezogener Daten dar.

11.3 Rechtsgrundlagen

Die Einwilligung wird im Rahmen der Terminanfrage durch eine gesonderte Erklärung (Checkbox) eingeholt und versioniert dokumentiert. Soweit im Self-Service-Rezept-Flow wegen geänderter Rechtsversionen eine erneute Bestätigung erforderlich ist, wird auch diese versionsbezogen dokumentiert.

11.4 Widerruf

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Anfrage kann über „Anfrage zurückziehen“ deaktiviert werden; eine Löschung erfolgt gemäß Abschnitt 17.

12. Weitergabe von Anfragen an Praxen

Bei manueller Kontaktaufnahme versenden oder lesen wir keine E-Mails und haben keinen Zugriff auf Kommunikationsinhalte. Wir verarbeiten lediglich technische Status- und Interaktionsinformationen (z. B. Klick auf „Praxis kontaktieren“) im Rahmen der Anfrage.

Auf öffentlichen Statusseiten können wir für bestätigte Termine außerdem einen optionalen Kalenderexport als ICS-Datei bereitstellen. Diese Datei wird erst auf Anforderung der Nutzenden erzeugt und enthält nur die für den Kalendereintrag erforderlichen Termindaten. Wenn Nutzende eine Wegbeschreibung öffnen, leiten wir sie ausschließlich nach aktivem Klick zu Google Maps weiter; ohne diesen Klick findet keine automatische Übermittlung an Google statt.

Sofern im Rahmen einer Anfrage ein Dokument hochgeladen wurde (z. B. Heilmittelverordnung), wird dieses Dokument ausschließlich Praxen zugänglich gemacht, die im Rahmen des Anfrage-Systems hierfür berechtigt sind (z. B. über verifizierte/autorisierten Zugriff). Zusätzlich kann die anfragende Person im persönlichen Bereich /mein-eintrag über einen personenbezogenen Verwaltungslink das aktuell aktive Dokument selbst einsehen, hochladen, ersetzen oder löschen, solange der Link gültig ist und die Anfrage den vorgesehenen Status aufweist. Zur Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsprävention kann ein minimaler Audit-Nachweis gespeichert werden, dass ein Dokument aufgerufen wurde (ohne Speicherung von Roh-IP/Roh-User-Agent). Hinweise zur Speicherdauer finden Sie in Abschnitt 17.

Zugriffsschutz (Dokumente): Hochgeladene Dokumente werden in einem nicht-öffentlichen Speicherbereich abgelegt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über geschützte Server-Endpunkte nach erfolgreicher Authentifizierung/Autorisierung (z. B. Praxis-Login, tokenbasierte Anfrage-Links oder den personenbezogenen Bereich /mein-eintrag) und nur, wenn Nutzer die Weitergabe an die jeweilige Praxis veranlasst haben bzw. selbst ihren persönlichen Verwaltungslink nutzen.

Im Praxisbereich ist der Zugriff zusätzlich an organisatorische und technische Voraussetzungen geknüpft (z. B. Verifizierung der Praxis-E-Mail-Adresse und Akzeptanz der jeweils aktuellen rechtlichen Bedingungen für Praxen).

Empfangende Praxen verarbeiten personenbezogene Daten als eigenständig Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

13. Kontextbezogene Anzeige von Praxen (kein öffentliches Verzeichnis)

Wir führen einen internen Bestand an Praxisinformationen, basierend auf öffentlich zugänglichen Quellen oder freiwilligen Angaben der Praxen.

Diese Informationen werden ausschließlich kontextbezogen im Rahmen einer konkreten Anfrage angezeigt.

Zur Sicherstellung einer konsistenten und sicheren Auslieferung (z. B. Vermeidung doppelter Kontaktierungen, Abgleich bekannter Kontaktadressen) kann eine nicht-öffentliche Spiegelstruktur eingesetzt werden, in der bestimmte Kontakt-E-Mail-Adressen normalisiert (z. B. kleingeschrieben/getrimmt) als technischer Abgleichbestand vorgehalten werden.

Diese Spiegelstruktur dient ausschließlich dem Plattformbetrieb (Matching/Delivery/Sicherheit), ist nicht öffentlich einsehbar und wird nur serverseitig verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

13.1 Kartendarstellung (OpenStreetMap)

Bei der Anzeige kann eine statische Kartenvorschau genutzt werden. Kartenkacheln werden serverseitig abgerufen; eine direkte IP-Übermittlung an externe Kartendienste findet nicht statt.

13.2 Auskunft, Korrektur, Widerspruch

Praxen können Auskunft zu gespeicherten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail/Telefon eines Ansprechpartners oder einer Einzelpraxis), Korrekturen oder einen Widerspruch gegen die Anzeige beantragen.

Kontakt: kontakt@terminluecke.de
Zur Identitätsprüfung können geeignete Nachweise verlangt werden.

Alternativ kann (je nach Anliegen) auch die Seite terminluecke.de/verzeichnis-verwalten genutzt werden.

14. Praxis-Konten (B2B)

Verarbeitete Daten:

Zweck: Bereitstellung des Praxis-Dashboards, Verwaltung von Anfragen, Support, Abrechnung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

14a. KI-Assistent im Praxis-Dashboard (Manager-AI-Chat)

Im Praxis-Dashboard steht ein KI-gestützter Assistent (Manager-AI-Chat) bereit, der Fragen zur Plattformnutzung beantwortet.

Der Assistent ist ausschließlich für allgemeine Produkt-, Bedienungs- und Supportfragen bestimmt. Er ist nicht dafür vorgesehen, patientenbezogene, gesundheitsbezogene oder sonstige identifizierende Inhalte einzugeben.

Funktionsweise und Datenpfad

Was wird gespeichert?

Gespeichert werden ausschließlich:

Unredigierte Chat-Inhalte speichern wir serverseitig nicht dauerhaft als Standard. Sie werden nur für die unmittelbare Anfrageverarbeitung und Antwortgenerierung verarbeitet.

Was wird nicht gespeichert?

Redaktionsverfahren

Vor der Speicherung werden Inhalte automatisch serverseitig bereinigt. Erkannte Datenmuster (z. B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, URLs mit Parametern, UUIDs, lange Zahlenfolgen, Datums-/Zeitangaben) werden durch generische Platzhalter ersetzt. Der fachliche Sinn des Gesprächsverlaufs bleibt dabei erhalten. Schlägt die Bereinigung fehl, werden keine Inhalte gespeichert – nur technische Fehlermetadaten.

OpenAI (Subprozessor)

Für die KI-Verarbeitung wird OpenAI als Unterauftragsverarbeiter (Subprozessor) eingesetzt. An OpenAI werden die von Nutzern eingegebenen Chat-Inhalte des jeweiligen Dialogs sowie die für die Antwortgenerierung erforderlichen Kontextdaten übermittelt. Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; OpenAI ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit erforderlich, stützen wir Drittlandübermittlungen zusätzlich auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (insbesondere SCC). OpenAI gibt an, Daten aus API-Anfragen nicht für das Training eigener Modelle zu verwenden (Stand: Veröffentlichungsdatum dieser Datenschutzerklärung).

Speicherdauer

Zweck und Rechtsgrundlage

Zwecke:

Rechtsgrundlagen:

Sichtbarkeit

Diese Qualitätsdaten sind ausschließlich für interne Administratoren zugänglich und werden nicht im Praxis-Dashboard angezeigt. Sichtbar sind dort nur redigierte Inhalte und pseudonymisierte bzw. aggregierte Telemetriedaten, keine direkten Konto- oder Personenkennungen.

14b. In-App-Support-Tickets im Praxis-Dashboard

Praxis-Nutzer können im Praxis-Dashboard über den Support-Tab ein Support-Ticket direkt an Terminlücke senden.

Verarbeitete Daten:

Zweck: Bearbeitung vertragsbezogener Supportanfragen, Rückfragen, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention sowie nachvollziehbare Dokumentation der Supportkommunikation.

Empfänger: interne Support-/Admin-Mitarbeitende nach Need-to-know, Resend als Versanddienstleister für die technische E-Mail-Zustellung sowie die von Terminlücke konfigurierte interne Support-Empfängeradresse. Die von der Praxis angegebene E-Mail-Adresse wird für Antworten als Reply-To-Information mitübermittelt.

Rollenabgrenzung: Dieser Support-Ticket-Prozess ist eigene vertragsbezogene Kommunikation zwischen der Praxis und Terminlücke. Terminlücke verarbeitet diese Angaben hierbei als eigenständig Verantwortlicher und nicht als Auftragsverarbeiter für die Praxis, soweit nicht ausnahmsweise im Einzelfall bereits bestehende auftragsbezogene Inhalte aus dem AVV-Scope betroffen sind.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bearbeitung der vertragsbezogenen Supportanfrage sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsprävention, Nachweisbarkeit der Kommunikation und Abwehr unberechtigter Inanspruchnahme.

Speicherdauer: Support-Ticket-Inhalte speichern wir nicht standardmäßig in einer separaten Anwendungsdatenbank. Die Angaben werden an den Support-Empfänger übermittelt und in den beteiligten Support-Postfächern sowie in zugehörigen Versand-/Zustellmetadaten grundsätzlich bis zur abschließenden Bearbeitung vorgehalten; darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen an Dokumentation, Missbrauchsabwehr oder Rechtsdurchsetzung bestehen.

Bitte übermitteln Sie in diesem Kanal keine patientenbezogenen, gesundheitsbezogenen oder sonstigen nicht erforderlichen sensiblen Inhalte, sofern dies für Ihr Anliegen nicht zwingend erforderlich ist.

15. E-Mail-Versand (Resend)

Für System-, Status- und Support-E-Mails nutzen wir Resend.

Dabei werden insbesondere verarbeitet: Empfängeradresse, ggf. Name, technische Metadaten, Reply-To-Informationen sowie der zur Zustellung erforderliche E-Mail-Inhalt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO
Eine werbliche Kontaktaufnahme erfolgt nicht ohne ausdrückliche Einwilligung.

Hinweis: Resend ist ein international tätiger Anbieter. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann nicht ausgeschlossen werden; es gelten die in Abschnitt 6.2 genannten Anforderungen.

16. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortlicher.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Hinweis: Stripe ist international tätig. Eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR kann nicht ausgeschlossen werden; es gelten die in Abschnitt 6.2 genannten Anforderungen.

17. Speicherdauer und Löschung

Backups: Gelöschte Daten können in technischen Backups noch für eine begrenzte Zeit enthalten sein (derzeit typischerweise bis zu ca. 7 Tage), bis Backups überschrieben/rotiert werden. Eine aktive Verarbeitung zu anderen Zwecken findet in dieser Zeit nicht statt.

18. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, insbesondere:

Zugriffe auf personenbezogene Daten sind intern auf das notwendige Maß beschränkt (Need-to-know), z. B. für Support und Betrieb.

Wir prüfen fortlaufend, ob für bestimmte Verarbeitungsvorgänge eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich ist, und führen diese bei Bedarf durch.

19. Keine automatisierte Entscheidungsfindung / kein Profiling

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne der DSGVO statt.

20. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen.

Kontakt: kontakt@terminluecke.de

21. Beschwerderecht

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen oder technischen Änderungen anzupassen.